Administrasjon av konsernhovedkontor
Et aktivt hovedkontor trenger mer enn et holdingregnskap. Tjenester, beslutninger og oppgjør må kunne spores mellom enhetene.
Et hovedkontor som faktisk leder og følger opp andre enheter, har andre oppgaver enn et selskap som bare eier en aksjepost. Start med arbeidsformen: hvem har ansatte, hvem leverer interne tjenester, og hvem tar beslutningene? Foretaksnavnet «Holding» alene gir ikke svaret.
Aiak AS kan føre hovedkontorets regnskap, håndtere lønn og følge opp fakturaer mellom selskapene. Rolu hjelper med systemoppsettet og rapporteringen. Arbeidet begynner med en oversikt over ansatte, interne tjenester og selskapene som skal ha rapporter.
Tre arbeidsformer krever ulikt oppsett
| Arbeidsform | Viktig kontroll | Praktisk start |
|---|---|---|
| Holding uten egne interne leveranser | Investeringer, eierhendelser og egne forfall | Månedlig kontroll og årsoppgjør |
| Aktivt konsernhovedkontor | Arbeidsgiver, interne tjenester, godkjenning og motpartsposter | Mandater, kostnadsgrunnlag og rapporteringsinstruks |
| Blandet drift og eierskap i samme selskap | Skille virksomhetens drift fra eierens investeringsoppgaver | Kartlegg aktiviteter før kontoplan og ansvar fastsettes |
Eksempel: økonomifunksjon for to datterselskap
Hovedkontor AS har én ansatt som følger opp økonomi og rapporter for Drift A og Drift B. Arbeidsforholdet, de godkjente interne tjenestene og selskapenes bankkontoer er separate forhold. En tidsliste kan underbygge en kostnadsfordeling, men dokumenterer ikke alene riktig pris, fakturering eller myndighet til å betale fra datterselskapenes kontoer.
Begynn med en enkel oversikt over hvilke oppgaver som faktisk utføres for hver enhet. Avklar avtale og faglig behandling, registrer grunnlaget, og test hele veien til faktura, betaling og rapport. En felles presentasjon til eieren kommer etter de separate kontrollene, ikke i stedet for dem.
Bygg de fem nødvendige arbeidsflytene
- Arbeidsdeling og mandat: hvem registrerer, godkjenner, signerer og betaler i hver enhet? Tilganger og fullmakter gjør forskjellene konkrete.
- Tjeneste og kostnad: hva har mottakeren fått, og hvilket underlag begrunner belastningen? Bruk konsernkostnader.
- Oppgjør: er faktura, retting og betaling avstemt på begge sider? Internfakturering dekker dette.
- Ansatte og innkjøp: hold arbeidsgivergrunnlaget og avtaleparten tydelig gjennom lønn og utlegg og leverandøroversikten.
- Ledelsesrapport: avtal datoer, definisjoner og åpne kontrollpunkter i datterselskapsrapporteringen.
Hva kan bestilles gjennom Rolu?
Vi hjelper med bokføring, lønn, interne avstemminger og rapporter gjennom Aiak AS. Har dere behov for å samle tall fra flere systemer, kan Rolu sette opp dataoverføringen og rapportene. Egne integrasjoner og større systemendringer prises som teknisk arbeid.
Kontakt oss om regnskap og rapportering for hovedkontoret. Ved overtakelse bruker vi en oppstarts- og overleveringsplan.