Oppstart og overlevering av holdingadministrasjon
Et godt oppdrag begynner med et felles utgangspunkt og en tydelig grense for hvem som gjør hva.
Før regnskapsarbeid eller systemoppsett starter, bør begge parter vite hvilke selskap som inngår, hva eieren gjør selv og hvilke uavklarte forhold som følger med. Det gjelder både første oppstart, bytte av leverandør og opprydding i en eksisterende struktur.
Aiak AS gjør regnskapsarbeidet, og Rolu hjelper med systemoppsett og overføring av data. Vi henter inn tidligere rapporter og bilag og kontrollerer åpningstallene. Skal du over fra en annen leverandør, begynn med slik bytter du regnskapsfører.
Kartlegg enhetene og aktivitetene
Lag en matrise med selskapsnavn, organisasjonsnummer, rolle i strukturen, aktivitet, regnskapssystem og ansvarlig kontakt. Skill hvem som eier aksjene fra hvem som faktisk driver virksomheten. En eiendom, en konsulentvirksomhet og et aksjeeierskap gir forskjellige oppgaver, selv med samme eier.
Eksempel: ett holdingselskap og to ulike behov
Eier har Holding AS, som eier Drift AS og en minoritetspost i Annet AS. Holding AS trenger regnskap, investeringsregister og eierhendelser. Drift AS har egne kunde- og lønnsrutiner. Annet AS skal ikke behandles som en enhet Rolu fører regnskap for bare fordi Holding AS eier aksjer der.
Oppstartslisten viser dermed regnskapsoppgavene i Holding AS og Drift AS hver for seg. Minoritetsposten i Annet AS følges som en investering, med kjøpsgrunnlag, beholdning og selskapsmeldinger.
Fordel oppgavene før dere gir tilganger
| Oppgave | Avklaring før oppstart |
|---|---|
| Innhenting av underlag | Hvem finner avtaler, oppgjør og selskapsmeldinger? |
| Bokføring og avstemming | Hvilke perioder og enheter inngår i regnskapsoppdraget? |
| Godkjenning og betaling | Hvem har faktisk beslutnings- og betalingsmyndighet? |
| Rapportering | Hvilke rapporter og innleveringer omfattes, og hvem signerer? |
| Teknisk feil | Hvem oppdager, retter og følger opp manglende overføring? |
| Spesialistvurderinger | Hvilke forhold krever revisor, jurist eller skattefaglig bistand? |
Det er fullt mulig å avtale at eier gjør deler av arbeidet selv. Da må fristene og kontrollansvaret for disse delene være like tydelige som for kjøpte tjenester.
Overlever et avstemt grunnlag
Samle saldoer og transaksjoner på en felles skjæringsdato, med bank, investeringer, lån, utestående poster og dokumenthenvisninger. Avklar hvilken periode forrige leverandør fullfører og hvilken neste leverandør starter med. Lag en liste over uavklarte forhold som ikke blir løst av en dataeksport.
Skill migrert, avstemt og godkjent for bruk som tre statuser. En vellykket filoverføring beviser bare at data ble flyttet. Test at åpningstallene stemmer, at historikken kan leses, at bilagsreferansene fungerer og at en prøveperiode ikke gir doble posteringer. Se krav og kontroll ved systemoppsett.
Gi bare nødvendige tilganger
Avklar hvilke personer og leverandører som trenger tilgang, til hvilke enheter og for hvilke oppgaver. Bruk individuelle tilganger og aktuelle fullmakter fremfor å dele eierens innlogging. Praktisk delegering og signering må følge den aktuelle tjenestens gjeldende krav.
Hold en oversikt over hvem som avslutter gamle tilganger, hvem som tar vare på dokumentasjonen og hva som gjøres når en nøkkelperson slutter. En overlevering er ikke ferdig hvis den bare virker så lenge forrige administrator svarer på telefonen.
En konkret startpakke
Avtalen bør angi leveranser, leverandør, pris, tidspunkt, kundens medvirkning og hvordan nye oppgaver bestilles. Ved første kontroll møtes dere om avstemminger, åpne poster og de oppgavene som ennå ikke er tatt i bruk. Hvis et hovedproblem er manglende underlag, må oppryddingen avtales før en ordinær rutine kan loves.
Kontakt oss om overtakelse av holdingregnskapet.
Overleveringsplanen må ha en avslutning
Ved leverandørbytte brukes også kontrollen for systembytte og exit. For et aktivt hovedkontor skal ansatte, interne leveranser og beslutningsfullmakter kartlegges i tillegg til et enkelt holdingregnskap.