Systembytte og leverandørexit for selskapsstrukturen
En eksport er ikke en ferdig overlevering før noen kan bruke og avstemme den.
Ved bytte av regnskaps-, dokument- eller rapportløsning trenger dere en skjæringsdato og en avtalt vei ut. Bevar nødvendig dokumentasjon og avklar videre tilgang før gammel leverandør stenger løsningen. Dette gjelder også når et datterselskap får egen økonomifunksjon.
Del opp overleveringen
| Del | Kontroll før avslutning |
|---|---|
| Regnskap og saldoer | Åpning/avslutning og perioder er avstemt per selskap |
| Investeringer og mellomværender | Historiske bevegelser og dokumentreferanser følger med |
| Dokumenter | Vedlegg, signerte originaler og kvitteringer kan leses |
| Rapporter | Tidligere rapportversjoner kan forklares mot kildene |
| Tilganger og avtaler | Nye administratorer virker; gamle tilganger har en planlagt sluttdato |
Avklar hva eksporten faktisk inneholder. En saldooversikt gir ikke alle bilag, og en mappe med dokumenter gir ikke nødvendigvis koblingen fra hver post til riktig vedlegg.
Eksempel: tallene er med, men sporbarheten mangler
Et holding har to regnskapsår og 80 investeringshendelser i et register. Eksporten viser alle 80 linjene, men vedleggene finnes bare bak interne lenker hos gammel leverandør. Overføringen er da ikke ferdig selv om antall og summer stemmer.
Prøv et utvalg med kjøp, delvis salg, eierlån og retting. En annen person skal kunne følge hendelsen fra ny oversikt til dokumentet uten å logge inn hos den gamle administratoren. Manglende koblinger løses eller dokumenteres med et fungerende reservearkiv før avtalen avsluttes.
Én ansvarlig for hvert åpent forhold
Skill manglende eksport, uavstemt saldo, åpen rapportering og en uavklart faglig vurdering. De løses ikke av samme knapp. Avtal hvem som fullfører perioden før skjæringsdatoen og hvem som håndterer senere korreksjoner som gjelder denne perioden.
Ved en mislykket migrering må dere vite hvilket system som fortsatt er autoritativ kilde. Ikke oppdater begge parallelt uten kontroll med hvordan endringene samles. Integrasjonsavvik beskriver hvordan gjenopptakelse kan gjøres sporbar.
Test før gammel løsning blir utilgjengelig
- Åpningstallene i ny løsning stemmer med godkjent avslutning.
- Dokumenter og vedlegg kan leses og kobles til riktige enheter.
- Avtalte historiske rapporter og kvitteringer er bevart.
- Ny administrator og stedfortreder kan gjøre sine faktiske oppgaver.
- Åpne saker har eier, dato og en avtalt måte å bli ferdige på.
Oppbevaring og eventuell sletting vurderes per dokumenttype med ansvarlig fagperson. Ikke slett gammelt underlag fordi dere har sett en vellykket importmelding.
Avslutt avtalen, tilganger og fakturering sammen
Følg faktisk oppsigelsesfrist, siste leveranse og siste faktura. Kontroller om arkivtilgang eller tillegg fortsetter å koste penger. Fjern gamle tilganger og nøkler etter den godkjente planen og dokumenter hvem som har overtatt.
Bruk leverandørregisteret og oppstartsplanen som de to sidene av samme bytte.