Leverandører og lisenser i holdingselskap og hovedkontor
Felles innkjøp trenger en avtalepart, en ansvarlig og en plan for endring eller avslutning.
Regnskapssystem, dokumentarkiv, signering og banktjenester kan være små enkeltkjøp, men skape et uoversiktlig avtalebilde over tid. Start med å knytte hver avtale til et juridisk selskap og en konkret oppgave. En felles bruker er ikke nødvendigvis samme avtalepart.
Lag et leverandørregister som kan brukes
| Felt | Praktisk kontroll |
|---|---|
| Avtalepart og fakturamottaker | Stemmer juridisk selskap med leveransen? |
| Tjeneste og brukere | Hvem bruker det faktisk, og til hva? |
| Periode og fornyelse | Når må endring eller oppsigelse varsles? |
| Prisgrunnlag | Fast beløp, bruk, enheter eller tillegg? |
| Data og tilgang | Hvem kan administrere og eksportere? |
| Intern ansvarlig | Hvem kontrollerer faktura og leverandørendringer? |
Registrer kontraktens faktiske vilkår, ikke en antatt standard oppsigelsesfrist. Kontroller om tillegg og brukerlisenser følger en annen periode enn hovedavtalen.
Eksempel: et bytte som gir doble regninger
Holding AS betaler illustrativt 1 200 kroner per måned for et system. Et nytt oppsett til 1 500 kroner starter i april, mens gammel avtale varer til og med juni. Kostnaden i overlappsperioden er da 2 700 kroner per måned og 8 100 kroner for tre måneder, før eventuelle andre kostnader.
Overlapp kan være et bevisst valg for trygg migrering. Problemet oppstår når ingen har bestilt den, kontrollert siste faktura eller sørget for eksport. Vis overlappen i holdingbudsjettet og gi én person ansvar for avslutningen.
Innkjøp til flere selskap
Før dere velger en felles avtale, avklar hvilke enheter lisensen dekker, hvem som er kunde hos leverandøren og om viderebruk eller intern belastning er tillatt og riktig. Et abonnement kjøpt av Holding AS kan ikke uten kontroll behandles som tre separate avtaler for datterselskapene.
Direkte kostnader, reelle felleskostnader og eierens egne kostnader må holdes fra hverandre. Konsernkostnader forklarer neste vurdering dersom interne tjenester er aktuelt. Hvis anskaffelsen gjelder fysisk kontorutstyr, følges også eiendel, bruker og avtalt retur i et enkelt register; leverandørlisten er ikke en avskrivningsberegning.
Kontroller fakturaen mot avtalen
Sammenlign periode, antall enheter, tillegg og eventuell kreditering. En faktura kan være korrekt i beløp og likevel gjelde feil selskap. Be om avklaring før dere bare endrer mottakernavn i eget bilag. Ved endrede bankopplysninger brukes uavhengig kontroll før betaling.
Avtal en brukbar vei ut
Før en ny leverandør tas i bruk, prøv at avtalte data og dokumenter kan eksporteres. Avklar tilgang ved oppsigelse, arkivkostnader og hvordan administrator kan byttes. Leverandørexit og systembytte gir en egen kontroll for dette.