Konsernkostnader og godkjenning i hovedkontoret

Et aktivt hovedkontor kan samle økonomioppgaver, administrasjon og andre interne tjenester. Arbeidet trenger et spor fra tjeneste og avtale til kostnadsgrunnlag, eventuell viderefakturering og avstemming i hvert selskap. Ikke bruk «management fee» som en samlebetegnelse for beløp ingen kan forklare.

Ved interne tjenester trengs en beskrivelse av arbeidet, mottaker og beregnet pris. Regnskapsføreren vurderer bokføring og avgift ut fra tjenesten og avtalen. Fordelingen bør kunne forklares med faktisk bruk, timer eller et annet relevant grunnlag.

Begynn med tjenesten, ikke prosentfordelingen

Beskriv hvilken faktisk tjeneste som er levert, hvilket selskap som har hatt nytte av den og perioden arbeidet gjelder. Finn avtalegrunnlaget og skill direkte henførbare kostnader fra reelle felleskostnader. En kostnad som bare gjelder Holding AS skal ikke bli en datterselskapskostnad fordi en fordeling er enkel å regne ut.

Selskaper som bare eier investeringer har ikke automatisk rollen som et aktivt hovedkontor. Vurder den faktiske arbeidsformen; næringskode, foretaksnavn og én intern faktura er ikke alene tilstrekkelig grunnlag for å trekke konklusjoner om virksomheten.

Eksempel: en avklart kostnadspott på 120 000 kroner

Anta at faglig og avtalemessig vurdering allerede har avklart at en bestemt administrativ leveranse kan fordeles til tre mottakerselskap. Kostnadspotten for perioden er 120 000 kroner, og en illustrativ driver gir 50, 30 og 20 prosent.

Regnestykket dokumenterer bare fordelingen av den avklarte potten. Det viser ikke om det skal være påslag, om en pris er markedsmessig, hvilken avgift som gjelder, eller om alle kostnadene kan inngå. Ingen av andelene er en anbefalt nøkkel for andre konsern.

Når en mottaker bestrider grunnlaget

Drift B opplyser at en del av arbeidet gjaldt et prosjekt som bare Drift A bruker. Da skal ansvarlig undersøke tjenesten og bilagene, ikke overstyre innsigelsen for å få summen fakturert. Skill den direkte kostnaden ut hvis det er riktig etter avklaringen, beregn den gjenværende potten på nytt og dokumenter endringen.

Hvis noe allerede er fakturert, må rettingen håndteres med et dokumentert spor i de berørte selskapene. Ikke endre et låst beregningsark og la det fremstå som originalgrunnlaget for en gammel faktura.

Lag en godkjenningskjede som stopper avvik

1. Den som kjenner tjenesten, bekrefter hva som er levert og hvem som er mottaker.
2. Økonomiansvarlig kontrollerer bilag, periode, beregning og tidligere belastninger.
3. Riktig godkjenner tar stilling etter avtalte fullmakter; uklar rolle eller interessekonflikt sendes til særskilt avklaring.
4. Faktura eller annet relevant oppgjørsgrunnlag utstedes først etter nødvendig kontroll.
5. Motpartene avstemmer postene på samme dato og følger opp uenigheter.

Et lite konsern kan ha få personer, men trenger fortsatt å skille hva som er dokumentert, kontrollert og besluttet. Systemet skal kunne vise status og hvem som utførte hver handling. Det skal ikke hevdes at et teknisk godkjenningsklikk oppfyller alle selskapsrettslige krav.

Avstem både resultatposter og mellomværende

Kontroller at mottakerens kostnad og leverandørens inntekt eller annen relevant post følger den faglig avklarte føringen, og at fordring/gjeld kan matches. Betaling på en senere dato er en egen hendelse. Bruk motpartsavstemmingen og ta uenigheten inn i datterselskapsrapporteringen.

Ved teknisk oppsett bør dere teste et vanlig tilfelle, en avvist fordeling og en retting etter fakturering. Systemguiden viser hvordan slike kontroller kan inngå i en implementering uten å love en ferdig automatisk konsernløsning.

Fra godkjent grunnlag til faktisk oppgjør

Internfakturering og retting fortsetter der fordelingen slutter. For tidsbaserte leveranser må også lønn, timer og utlegg kunne forklares uten at egne hovedkontorkostnader automatisk flyttes til datterselskapene.