Avstemming av mellomværender i konsern
En fordring i ett selskap skal kunne forklares mot gjelden i det andre.
Begynn med én motpart og én dato
Lag en oversikt per selskapspar. Skill mellom lånebeløp, renter, kostnadsutlegg og andre poster. Ikke slå sammen ulike motparter eller transaksjonstyper for å få saldoen til å se ryddig ut.
Eksempel: forskjell på 12 000 kroner
Holding AS viser en fordring på Drift AS på 312 000 kroner ved månedsslutt. Drift AS viser 300 000 kroner i gjeld til Holding AS. Differansen på 12 000 kroner må forklares før noen endrer saldoen.
| Mulig forklaring | Kontroll |
|---|---|
| Renter ført bare i Holding AS | Sammenlign avtale, periode og renteberegning |
| Betaling bokført i ulik periode | Sammenlign bankdato og bokføringsdato |
| Utlegg mangler hos motpart | Hent bilag og vurder riktig kostnadsbærer |
| Feil juridisk motpart | Kontroller organisasjonsnummer og avtale |
Ikke før en differansepost uten forklaring. Når årsaken er funnet, dokumenteres rettingen med bilagsreferanse i begge selskap. Noter hva som gjenstår dersom perioden ennå ikke kan lukkes.
Hva en avstemmingsmappe bør inneholde
- Avtale og eventuelle endringer.
- Inngående saldo, periodens bevegelser og utgående saldo.
- Bank- og bilagsreferanser samt motpartens bekreftelse.
- Forklaring på avvik og hvem som skal avklare dem.
Regnskapsmessig avstemming avgjør ikke om et lån er lovlig eller skattemessig korrekt. Vilkår, nærstående transaksjoner og disposisjoner må vurderes av riktig fagperson når det er nødvendig.
Se også lån fra eier og rapportpakken.
Hold lån, interne fakturaer og utlegg adskilt
Samme motpart kan ha flere typer poster. Lag underoversikter for hovedstol, renter, interne tjenesteleveranser og andre avklarte mellomværender. Ikke før alt mot én netto lånesaldo hvis det skjuler hva som er avtalt og hva som faktisk forfaller.
En intern tjenestefaktura må ha sitt eget grunnlag. Konsernkostnader og godkjenning beskriver hvordan kostnadsgrunnlag, fordeling og mottakers innsigelser kan følges før postene avstemmes.
Eksempel: en betaling med to komponenter
Holding har en avklart lånefordring på 100 000 kroner og en separat intern faktura på 20 000 kroner mot Drift AS. Det mottar 30 000 kroner. Betalingsmeldingen alene sier ikke hvilken post som er gjort opp. Avklar fordelingen med motparten og dokumenter den samme koblingen i begge regnskap.
Hvis 20 000 kroner gjelder fakturaen og 10 000 kroner hovedstol, blir fakturaen oppgjort og lånehovedstolen 90 000 kroner. Dersom hele betalingen i stedet gjelder hovedstol, står lånet på 70 000 kroner og fakturaen er fortsatt åpen. Begge eksemplene gir 90 000 kroner i samlet gjenværende fordring, men helt ulikt grunnlag og oppfølgingsbehov.
Avtal hva som skjer etter kontrollen
Begge sider daterer avstemmingen og beholder kildehenvisninger. Et avvik sendes til den som kan avklare årsaken, med opplysning om hvilke rapporter det påvirker. Ved en senere retting oppdateres både avstemmingen og relevante rapportversjoner etter den avklarte rutinen.
Datterselskapsrapportering gjør det mulig å følge opp forskjellen uten å skjule den i en summering.