Internfakturering og retting mellom konsernselskap
En avklart kostnadsfordeling er begynnelsen. Fakturaen og motpartspostene må også kunne følges.
Ved interne tjenester må dere vite hvem som faktisk leverer og mottar tjenesten, hvilken periode den gjelder og hvordan beløpet er fastsatt. Konsernkostnadsguiden dekker dette grunnlaget. Her følger vi den etterfølgende faktura- og oppgjørsflyten.
Avklar faktureringsgrunnlaget først
Regnskapsfører og relevante rådgivere vurderer om leveransen skal faktureres, hvilken pris og avgiftsbehandling som gjelder og hvilken dokumentasjon som kreves. Samme eier er ikke en begrunnelse for å hoppe over vurderingen. Et internt regneark eller en systemkode fastsetter ikke korrekt behandling.
Når grunnlaget er avklart, bør fakturaflyten vise leverandør, mottaker, periode, tjenestebeskrivelse, beregningsreferanse og godkjenner. Unngå at samme kostnad blir belastet både direkte og i en felles pott.
Eksempel: en intern belastning må reduseres
Hovedkontor AS sender Drift AS en godkjent belastning på 36 000 kroner. Senere viser gjennomgangen at 6 000 kroner av grunnlaget gjelder en annen mottaker. Eksemplet ser bare på illustrerte oppgjørsbeløp; avgifts- og prisbehandlingen er forutsatt særskilt avklart.
| Hendelse hos de to partene | Oppfølging |
|---|---|
| Faktura på 36 000 kr | Samme referanse hos leverandør og mottaker |
| Dokumentert retting på 6 000 kr | Godkjenning og kreditnota knyttet til opprinnelig faktura |
| Riktig restbeløp 30 000 kr | Fordring og gjeld stemmer før betaling |
| Betaling 30 000 kr | Oppgjør matches uten å slette opprinnelige dokumenter |
Altinn beskriver kreditnota ved retting av utsendt faktura og krav til dokumentasjonen i veiledningen om faktura og kreditnota. Ikke endre en sendt faktura i et lokalt dokument og la det se ut som originalen.
Hvis mottakeren allerede har betalt
Har Drift AS betalt hele 36 000 kroner, må rettingen også få et dokumentert oppgjør. Det kan etter avklaring bli tilbakebetaling eller en åpen kreditpost som følges opp. Ikke merk saken «ferdig» bare fordi en kreditnota er laget.
Ved motregning må begge sider dokumentere hvilke poster som er gjort opp. En netto bankbetaling uten forklaring er vanskelig å følge senere, særlig når lån og andre fakturaer finnes mellom samme parter.
Riktig periode er en egen kontroll
Faktura i juni for arbeid i mai kan kreve vurdering av periode i regnskapet. Partene må bruke samme faktagrunnlag og forklare eventuelle forskjeller. Unngå å kopiere en gammel månedsbelastning når mottakere, aktivitet eller avtale har endret seg.
Prøv hele flyten før automatisering
Test en normal faktura, en mottaker som bestrider grunnlaget, en kreditnota før betaling og en retting etter betaling. Kontroller at godkjenneren ser beregningsversjonen og at samme faktura ikke oppstår på nytt ved gjentatt import. Avstem mellomværendet og vis åpne uenigheter i datterselskapsrapporten.