Bytte regnskapsfører for holdingselskap
Få regnskapet fulgt opp uten at dokumenter, eierhendelser eller innleveringer faller mellom to regnskapsførere.
Du trenger ikke gjøre regnskapet ferdig selv før du kan bytte. Det viktigste er å vite hva som er gjort, hva som mangler og hvem som leverer neste rapport. Rolu hjelper med overgangen til et regnskapsoppdrag gjennom Aiak AS, fra innhenting av underlag til den faste oppfølgingen.
Et godt bytte begynner med selskapets faktiske situasjon. Et holding med én datterselskapsaksje trenger en annen overlevering enn et investeringsselskap med flere meglere, valuta og gamle eierlån. Fortell hvilket system dere bruker, siste ferdige periode og nærmeste frist i første henvendelse.
Avtal en konkret overtakelsesdato
«Fra neste måned» er for upresist hvis noen fortsatt arbeider med fjorårets årsoppgjør. Avtalen bør skille mellom bokføringsperioden som overtas, eldre arbeid som fullføres av forrige leverandør og rettinger som den nye regnskapsføreren skal undersøke.
| Oppgave | Hva dere bør ha skriftlig |
|---|---|
| Siste periode hos tidligere regnskapsfører | Dato, status på avstemming og åpne poster |
| Første periode hos ny regnskapsfører | Hvilke saldoer og bilag som overtas |
| Årsoppgjør og eieropplysninger | Navngitt ansvarlig for hver innlevering og signering |
| Manglende dokumentasjon | Hva eieren skaffer, og hva leverandørene utveksler |
| System og bank | Hvem får tilgang, når og med hvilke fullmakter |
En oppsigelse avslutter ikke automatisk oppgaver som allerede er bestilt. Kontroller oppsigelsestid, eksportmuligheter og tilgang til arkivet før dere avslutter abonnement eller fjerner brukere.
Dette trenger vi ved overleveringen
I et avtalt oppdrag setter vi opp en konkret dokumentliste. For et holding vil den ofte omfatte:
- Saldobalanse, hovedbok, bilagsarkiv og siste ferdige avstemminger.
- Sist innsendte årsregnskap, skattemelding og eieropplysninger med kvitteringer.
- Aksjebeholdninger, anskaffelsesgrunnlag og oversikt over kjøp, salg og utdelinger.
- Avtaler og saldoer for lån fra eier og mellom selskap.
- Selskapsvedtak og hendelser som ennå ikke er registrert eller bokført.
Åpningstall skal forklares før de brukes videre
Anta at regnskapet viser et lån til datterselskapet på 120 000 kroner, mens datterselskapet viser 100 000 kroner. Den nye regnskapsføreren bør ikke bare importere saldoen og kalle byttet ferdig. Forskjellen på 20 000 kroner må knyttes til en betaling, kostnad, feil eller ulik periode. Se avstemming av mellomværender.
Vi kan skille slik opprydding fra den løpende leveransen. Da ser du hvilke gamle forhold som krever ekstra arbeid, og hva som blir den faste rutinen. Ved større avvik bruker vi en egen plan for regnskapsopprydding.
Når er overgangen ferdig?
Et system med innloggingsmulighet er bare ett kontrollpunkt. Byttet er klart for videre drift når underlaget er tilgjengelig, åpningstall er kontrollert, åpne spørsmål har en ansvarlig og neste rapporteringsoppgave har en eier. Første periode bør vise at bank, investeringer og motparter lar seg følge fra dokument til regnskap.
Har du et eksisterende oppdrag du vil flytte, kan du be om hjelp med overgangen. Se også den mer detaljerte oppstarts- og overleveringsplanen.