Dokumentasjon av aksjer og investeringer

For hver investering må regnskapsføreren kunne finne ut hva selskapet eier, hva det har betalt og hvilke endringer som har skjedd. Børsnoterte aksjer kommer gjerne med standardiserte rapporter. En unotert investering kan i stedet være dokumentert med avtaler, e-post, aksjeeierbok og selskapsvedtak.

Et godt arkiv samler disse kildene rundt den samme investeringen. Dokumentene oppbevares slik at et senere salg eller årsoppgjør kan forstås uten at den som kjøpte aksjene må huske alle detaljene.

Ved kjøp av børsnoterte aksjer

Ta vare på handelsnota og oppgjør. Avstem beholdningen med rapporten fra megleren, og kontroller kontantkontoen i depotet. Selskapet kan ha penger hos megleren selv om aksjekjøpet er ferdig betalt fra bank.

Har selskapet flere depoter, lag én fullstendig kontoliste. To meglerrapporter som hver for seg stemmer er ikke nok hvis en tredje konto mangler.

Ved kjøp av unoterte aksjer

Kjøpsavtalen bør følges av oppgjørsunderlag og bekreftelse på eierskapet. Innhent riktig selskapsnavn, organisasjonsnummer, aksjeklasse og antall aksjer. Hvis oppgjøret skjer over tid, må kjøpesummen skilles fra hva som allerede er betalt.

En innbetaling merket «investering» forklarer ikke alene om selskapet har kjøpt aksjer, gitt et lån eller betalt et forskudd. Finn dokumentet som beskriver rettigheten selskapet har fått. Er investeringen et konvertibelt lån eller et annet instrument, behold vilkårene i originalen fremfor å registrere den som ordinære aksjer med en gang.

For en mindre eierandel er det også nyttig å vite hvem som kan bekrefte eieropplysninger og sende nye selskapsmeldinger. Avtal hvor regnskap og annen tilgjengelig informasjon skal hentes fra.

Eksempel med kjøp i to omganger

Holding kjøper 100 aksjer for 50 000 kroner og senere 60 aksjer for 36 000 kroner. Kjøpsgebyrene er 150 og 120 kroner. Dokumentene skal kunne forklare 160 aksjer og samlede betalinger på 86 270 kroner.

Hver handel beholder sin egen dato og dokumentreferanse. Registeret kan vise en samlet beholdning, men den skal kunne brytes ned i de to anskaffelsene. Ved et senere delvis salg trengs denne historikken til kostberegningen.

Investeringsregisteret viser hvordan antall og kostpris følges videre. I eksemplet med et helt holdingår inngår aksjekjøpet også i bank og balanse.

Emisjon er mer enn en bankbetaling

Ved tegning av nye aksjer trenger du tegningsdokumenter, beløp som gjelder aksjekapital og overkurs, betaling og dokumentasjon på gjennomføringen. Registrer antallet aksjer som faktisk blir tildelt. Et planlagt antall eller en innbetalt sum er ikke alltid siste versjon.

Hvis emisjonen endres eller innbetalte penger tilbakebetales, behold både det opprinnelige og det endelige underlaget. Avstem beløpet som står i banken mot hva investeringen endte med å bli. Se tegningsoppgjør.

Splitt og andre antallsendringer

Et selskap kan endre antall aksjer uten at holding betaler eller mottar penger. Ved en todeling av hver aksje blir for eksempel 160 aksjer til 320. En ren splitt dobler ikke den samlede historiske kjøpesummen; kostgrunnlaget må fordeles på det nye antallet.

Bevar meldingen som viser hendelsen og datoen den gjelder fra. Oppdater antall og identifikasjon i registeret, og sammenlign med neste beholdningsrapport. Ved fusjon, fisjon, innløsning eller bytte av instrument må dokumentene vise hvilke rettigheter som opphører og hvilke som kommer i stedet.

Årsregnskap og verdigrunnlag for unoterte poster

En ny emisjonskurs kan gi informasjon om selskapet, men forklarer ikke nødvendigvis verdien på akkurat dine aksjer. Aksjeklasse, rettigheter, dato og andre vilkår kan være ulike. Regnskapsføreren trenger derfor opplysninger som ligger bak en verdiindikasjon, ikke bare det høyeste beløpet i en e-post.

Samle siste tilgjengelige regnskap, relevante meldinger og kjente hendelser etter rapportdatoen. Ved økonomiske problemer eller avvikling i investeringsselskapet bør informasjonen sendes videre med en gang. Se verdigrunnlag for hvordan tallene holdes fra hverandre.

Når dokumenter mangler

Skriv ned hva som mangler og hvor det er forsøkt innhentet. For et gammelt aksjekjøp kan bankpost, selgers bekreftelse og selskapets eieropplysninger være ulike deler av undersøkelsen. Regnskapsfører vurderer samlet om grunnlaget er tilstrekkelig, og hvilke opplysninger som fortsatt må skaffes.

Unngå å opprette nye, sikre tall i registeret bare for å fylle et tomt felt. En synlig dokumentmangel er lettere å følge opp enn en feil som ser ferdig kontrollert ut. Regnskapsopprydding beskriver arbeidet med gamle avvik.

Vi hjelper med bokføring og avstemming av investeringene gjennom Aiak AS. Kontakt oss om aksjene i holdingselskapet.