Tegningsoppgjør og dokumentasjon av kapitalendring
En innbetaling trenger et avtalegrunnlag og en egen kontroll av hva som faktisk er gjennomført.
Ved en kapitalendring kan Holding AS være investor i et annet selskap, eller holding kan selv motta kapital fra sin eier. Hold disse situasjonene adskilt. En bankbetaling alene sier ikke hvilken aksjepost, avtale eller kapitalendring den gjelder.
Når holding tegner aksjer i et investeringsselskap
Registrer hvilket selskap som tegner, hvilket selskap som mottar innskuddet, antall, pris og betalingsfrist fra dokumentene. Ta med eventuelle vilkår eller senere endringer. En interessemarkering er ikke det samme som en bindende tegning, og et betalingskrav er ikke en ny investeringsanbefaling fra Rolu.
| Trinn | Bevis eller kontroll |
|---|---|
| Avklart forpliktelse | Signert tegnings-/avtalegrunnlag og relevante vedtak |
| Betalingsplan | Beløp, mottaker og frister fra dokumentet |
| Betaling | Riktig betaler og sporbar bankreferanse |
| Gjennomføring | Dokumentasjon på tildeling, eierskap og eventuell registrering |
| Videre oppfølging | Oppdatert investeringsregister og åpne forbehold |
Eksempel: delt innbetaling
Holding tegner illustrativt 200 aksjer til 1 000 kroner per aksje, totalt 200 000 kroner. Avtalen krever 120 000 kroner først og 80 000 kroner senere. Etter første betaling viser planen både 120 000 betalt og 80 000 gjenstående, med fristen fra avtalen.
Ikke før det resterende beløpet som betalt fordi investeringen står i en samlet oversikt på 200 000 kroner. Regnskapsfører vurderer riktig føring og tidspunkt. Når tildelings- og gjennomføringsunderlaget foreligger, avstemmes antallet mot investeringsregisteret.
Hvis kapitalendringen endres eller ikke gjennomføres, trengs dokumentert avklaring av hva som skjer med innbetalte og gjenstående beløp. Ikke slett en forpliktelse fordi en e-posttråd har stoppet.
Når kapitalen økes i eget holdingselskap
Dette er en egen selskapsprosess. Brønnøysundregistrene beskriver vedtak, dokumentkrav, bekreftelse og registrering ved forhøyelse av aksjekapital. Innhent nødvendig bistand før en innbetaling behandles som ferdig registrert aksjekapital. Kontantinnskudd, tingsinnskudd og konvertering kan kreve forskjellig dokumentasjon.
En overføring fra eier kan også være noe annet enn aksjekapital. Bruk eierlånsrutinen når formålet må avklares.
Lukk hendelsen på tvers av registrene
Knytt endelige dokumenter, betalinger og eventuelle registreringskvitteringer til samme hendelsesreferanse. Avklar hvilke eieropplysninger og rapporter som må oppdateres. Årshjulet for eierhendelser brukes ved siden av betalingsplanen, ikke i stedet for den.
Ved årsoppgjøret avstemmes tegningsoppgjøret mot investeringsdokumentene og selskapets bank. Uavklarte innbetalinger følges frem til tildeling eller tilbakebetaling.