Månedsrutine for holdingselskap
En kort, fast gjennomgang gjør det enklere å finne manglende underlag mens hendelsene fortsatt er ferske.
Kontroller hendelser, ikke bare bilag
En betaling kan være registrert uten at avtalen eller vedtaket ligger i arkivet. Start derfor med en hendelseslogg, og avstem deretter regnskapet mot bank, beholdninger og motparter.
- Hent bankbevegelser og dokumenter nye kjøp, salg og utbetalinger.
- Oppdater investeringsoversikten med antall, kostpris og relevante selskapsmeldinger.
- Registrer eierhendelser og kontroller at underlaget er lagret under riktig selskap.
- Avstem lån og andre mellomværender mot motparten.
- Lag en liste over uavklarte poster med ansvarlig og dato for neste oppfølging.
Eksempel på en avviksliste
| Hendelse | Hva mangler? | Neste handling |
|---|---|---|
| 50 000 kroner overført til datterselskap | Avtale og klassifisering | Eier avklarer formålet før endelig føring |
| Ny aksjepost | Handelsnota og gebyrspesifikasjon | Hent dokumentasjon fra oppgjørstilbyder |
| Mottatt utdeling | Vedtak og informasjon om utdelingen | Regnskapsfører vurderer behandling |
Beløpene er illustrasjoner. En overføring må ikke merkes som lån eller egenkapital bare fordi beløpet passer i en eksisterende konto.
Ved liten aktivitet
Avtal likevel hvem som følger med på post, myndighetsmeldinger og selskapsendringer. Manglende omsetning er ikke et grunnlag for å hoppe over rapporteringsavklaringen. Ved årsavslutning må alle beholdninger og forpliktelser kunne forklares.
Se årshjulet for eierhendelser og hjelp med regnskap.
Lukk perioden med en faktisk kontrollstatus
Bruk en enkel status per område: ikke mottatt, under kontroll, avklart eller venter på faglig vurdering. Angi dato og person. At et dokument er lastet opp betyr ikke at innholdet er kontrollert, og at et bilag er bokført betyr ikke at motparten er enig.
En praktisk gjennomgang avsluttes når bank, investeringer og mellomværender enten er forklart eller står som konkrete avvik. Eier og regnskapsfører må vite hvilke avvik som hindrer en levering og hvilke som kan vises som foreløpige tall i en avtalt intern rapport.
Eksempel på retting etter månedsavslutning
I mai kommer et dokument som viser at en tidligere registrert aksjehandel manglet et gebyr. Bevar dokumentdato, hvilken handel det gjelder og den opprinnelige registreringen. Ansvarlig vurderer hvilken periode som skal rettes og om en allerede levert rapport påvirkes. Ikke endre et låst aprilark uten spor og la forrige rapport fremstå som om den alltid hadde det nye beløpet.
Neste rapport bør kort forklare rettingen og vise om tallene er sammenlignbare med forrige versjon. Investeringsregisteret gir en konkret bro for kjøp, salg og antallsendringer.
Ha en annen kontroll når aktiviteten endres
Ved et nytt datterselskap, en kapitalendring eller endret systemoppsett må rutinen oppdateres. Et nytt selskap trenger egne bankkontoer, tilganger og avstemminger i rutinen. Avklar nye oppgaver og ansvar før dere viderefører en gammel standardliste.
Bruk årsoppgjørsplanen når de løpende kontrollene skal samles ved årsslutt. For et holding med lite aktivitet kan listen være kort, men den må fortsatt gjennomføres.
Følg også faktiske oppgjør og avtaler
Kontroller bankbetalingene og leverandøravtalene. Et nytt abonnement, en utbyttebetaling i to deler eller en systemfeil er konkrete hendelser som kan endre månedens saldo og neste periodes oppgaver.